Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi[1].Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal. [2].

Gaya komunikasi organisasi

Gaya komunikasi mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

Gaya komunikasi dua arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL

 Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Empat Dimensi Komunikasi organisasi

1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti tulisan

2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Sistem Pengawasan Pemerintahan Di Indonesia dan Permasalahannya

Sistem Pengawasan Pemerintahan Di Indonesia dan Permasalahannya

A. PENGERTIAN PENGAWASAN

1. George R Terry dalam bukunya “Principles of management” menyatakan

 pengawasan sebagai proses untuk mendeterminir apa yang akan dilaksanakan,mengevaluir pelaksanaan dan bilamana perlu menerapkan tindakan-tindakankorektif sedemikian rupa hingga pelaksanaan sesuai dengan rencana.

2. Henry Fayol dalam bukunya “General Industrial Management” menyatakan,

 pengawasan terdiri atas tindakan meneliti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan berdasarkan instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan, prinsip-prinsip yang telah ditetapkan.3.

3. Harold Koonzt dan Cyril O’Donnel dalam bukunya “Principles of Management”

menulis bahwa, pengawasan adalah penilaian dan koreksi atas pelaksanaan kerjayang dilakukan oleh bawahan dengan maksud untuk mendapatkan keyakinan ataumenjamin bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana-rencana yang digunakanuntuk mencapainya dilaksanakan.4.

4. S. P Siagian dalam bukunya “Filsafat Administrasi” memberikan definisi tentang

 pengawasan sebagai proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatanorganisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedangdilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Sarwoto dalam bukunya “Dasar

dasar Organisasi dan Manajemen” menyatakan

sebagai berikut: pengawasan adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar  pekerjaan pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atauhasil yang dikehendaki.

B. RUANG LINGKUP PENGAWASAN

Pengawasan bertujuan menunjukkan atau menemukan kelemahan-kelemahan agar dapat diperbaiki dan mencegah berulangnya kelemahan-kelemahan itu. Pengawasan beroperasi terhadap segala hal, baik terhadap benda, manusia, perbuatan, maupun hal-hal lainnya. Pengawasan manajemen perusahaan untuk memaksa agar kejadian-kejadian sesuai dengan rencana. Jadi pengawasan hubungannya erat sekali denganperencanaan, dapat dikatakan bahwa “perencanaan dan pengawasan adalah kedua sisidari sebuah mata uang” artinya rencana tanpa pengawasan akan menimbulkan

 penyimpangan-penyimpangan dengan tanpa ada alat untuk mencegahnya.

C. TUJUAN PENGAWASAN

Menjamin ketepatan pelaksanaan sesuai rencana, kebijaksanaan dan perintah(aturan yang berlaku) Menertibkan kordinasi kegiatan. Kalau pelaksana pengawasan banyak jangan ada objek pengawasan dilakukan berulang-ulang, sebaliknya ada objek yang tak pernah tersentuh pengawasan. Mencegah pemborosan dan penyimpangan.Karena pengawasan mempunyai prinsip untuk melindungi masyarakat, maka pemborosan dana yang ditanggung masyarakat harus dicegah oleh penyimpanganyang dilakukan pihak kedua. Misalnya harga obat nama dagang yang sepuluh kaliobat nama obat generic dengan komposisi dan kualitas yang sama, pada hal yang berbeda hanya promosinya saja, maka wajarkah biaya promosi yang demikian besar dan cara-cara demikian perlu dipertahankan sebagai prinsip pengawasan yangmelindungi masyarakat.Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa yangdihasilkan. Tujuan akhir suatu pekerjaan yang professional adalah terciptanyakepuasan masyarakat (konsumen), Masyarakat puas akan datang kembali danmengajak teman-temannya, sehingga meningkatkan produksi / penjualan yangakhirnya akan meningkatkan pendapatan perusahaan. Membina kepercayaanmasyarakat pada kepemimpinan organisasi. Jika barang atau jasa yang dihasilkanmemenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat, maka masyarakat tidak saja percaya pada pemberi jasa, tapi juga pada institusi yang memberikan perlindungan padamasyarakat dan akhirnya percaya pula pada kepemimpinan organisasi.

D. PROSES PENGAWASAN

Proses Pengawasan adalah Proses yang menentukan tentang apa yang harusdikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana. Artinya pengawasan itu terdiri atas berbagai aktivitas, agar segala sesuatu yang menjadi tugasdan tanggungjawab manajemen terselenggarakan. Proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harusdapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen. Fungsi pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi terhadap setiap pegawai yang berada dalam organisasi adalah wujud dari pelaksanaan fungsi administrasi dari pimpinan organisasi terhadap para bawahan, serta mewujudkan peningkatan efektifitas, efisiensi, rasionalitas, dan ketertiban dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas organisasi.Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasiterhadap pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dantujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.

Proses pengawasan terdiri dari beberapatindakan (langkah pokok) tertentu yang bersifat fundamental bagi semua pengawasanmanajerial, langkah-langkah pokok ini menurut George R Terry meliputi:1.

Menetapkan Standar PengawasanStandar Pengawasan adalah suatu standar (tolok ukur) yang merupakan patokan bagi pengawas dalam menilai apakah obyek atau pekerjaan yang diawasi berjalandengan semestinya atau tidak. Standar pengawasan mengandung 3 (tiga) aspek,yaitu:a)

Rencana yang telah ditetapkan, mencakup kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan yang hendak dicapai, sasaran-sasaran fungsional yang dikehendaki,faktor waktu penyelesaian pekerjaan. b)

Ketentuan serta kebijaksanaan yang berlaku, mencakup ketentuan tentang tatakerja, ketentuan tentang prosedur kerja (tata cara kerja), peraturan per UU-anyang berkaitan dengan pekerjaan, kebijaksanaan resmi yang berlaku, dll.c)

Prinsip-prinsip daya guna dan hasil guna dalam melaksanakan pekerjaanmencakup aspek rencana dan ketentuan serta kebijaksanaan telahterpenuhi, pekerjaan belum dapat dikatakan berjalan sesuai semestinya apabilaefisien dan efektivitasnya diabaikan, artinya kehemetan dalam penggunaandana, tenaga, material dan waktu.2.

Mengukur Pelaksanaan PekerjaanPenilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah/senyatanya dikerjakandapat dilakukan melalui antara lain:

- Laporan (lisan dan tertulis)

- Buku catatan harian tentang itu, Baganc)

- Jadwal atau grafik produksi/hasild)

- Insfeksi atau pengawasan langsung; Pertemuan/konferensi dengan petugas-petugas yang bersangkutan; Suvei yang dilakukan oleh tenaga staf atau melalui penggunaan alat teknik.

Membandingkan Standar Pengawasan dengan Hasil Pelaksanaan PekerjaanAktifitas tersebut di atas merupakan kegiatan yang dilakukan pembandinganantara hasil pengukuran dengan standar. Maksudnya, untuk mengetahui apakahdiantaranya terdapat perbedaan dan jika ada, maka seberapa besarnya perbedaantersebut kemudian untuk menentukan perbedaan itu perlu diperbaiki atau tidak.4.

Tindakan Koreksi (Corrective Action)Apabila diketahui adanya perbedaan, sebab-sebabnya perbedaan, dan letak sumber perbedaan, maka langkah terakhir adalah mengusahakan danmelaksanakan tindakan perbaikannya. Dari kegiatan tersebut di atas ada perbaikanyang mudah dilakukan, tetapi ada juga yang tidak mungkin untuk diperbaikidalam waktu rencana yang telah ditentukan. Untuk solusinya maka perbaikandilaksanakan pada periode berikutnya dengan cara penyusunan rencana/ standar  baru, disamping membereskan factor lain yang menyangkut penyimpangantersebut, antara lain:

- Reorganisasi

- Peringatan bagi pelaksana yang bersangkutan, dsb.

E. JENIS-JENIS PENGAWASAN

Berdasrkan Lembagaa.

 Pengawasan Atasan Langsung (Pengawasan Melekat)Dasar: Instruksi Presiden No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman PelaksanaanPengawasan. Pasal 2 ayat (1) menyebutkan bahwa pengawasan terdiri dari:

a)Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan atasan langsung baik di tingkatPusat maupun di tingkat Daerah;

b) Pengawasan yang dilakukan secara fungsional oleh aparat pengawasan.Pengawasan yang dimaksud dalam butir (a) adalah merupakan pengawasan atasan langsung, sesuai dengan bunyi pasal 

3 sebagai berikut:Pimpinan semua satuan organisasi pemerintahan, termasuk proyek  pembangunan di lingkungan departemen/lembaga instansi lainnya,menciptakan pengawasan melekat dan meningkatkan mutunya didalam lingkungan tugasnya masing masing; (2) Pengawasan melekat dimaksud dalam ayat (1) dilakukan:

1) Melalui penggarisan struktur organisasi yang jelas dengan pembagiantugas dan fungsi beserta uraiannya yang jelas pula;

2) Melalui perincian kebijaksanaan pelaksanaan yang dituangkan secaratertulis yang dapat menjadi pegangan dalam pelaksanaannya oleh bawahan yang menerima pelimpahan wewenang dari atasan;

3) Melalui rencana kerja yang menggambarkan kegiatan yang harusdilaksanakan, bentuk hubungan kerja antar kegiatan tersebut, danhubungan antar berbagai kegiatan beserta sasaran yang harusdicapainya;

4) Melalui procedure kerja yang merupakan petunjuk pelaksanaan yang jelas dari atasan kepada bawahan;

5) Melalui pencatatan hasil kerja serta pelaporannya yang merupakan alat bagi atasan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi pengambilan keputusan serta penyusunan pertanggung-jawaban, baik mengenai pelaksanaan tugas maupun mengenai pengelolaan keuangan;

6) Melalui pembinaan personil yang terus menerus agar para pelaksanamenjadi unsur yang mampu melaksanakan dengan baik tugas yangmenjadi tanggungjawabnya dan tidak melakukan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugasnya.

DAFTAR PUSTAKA

Josep Riwu Kaho, Prospek Otonomi Daerah di Negara Indonesia, Rajawali Press, Jakarta(cetakan I), 1988.H. La Ode Husen, SH., MH., Dr, Hubungan Fungsi Pengawasan Dewan PerwakilanRakyat Dengan Badan Pemeriksaan Keuangan Dalam Sistem Ketatanegaraan Indonesia,CV. Utomo, Bandung, 2005.Atnadja, Arifin P. Soeria,Reorientasi Penertiban Fungsi Lembaga Pengawasan danPemeriksaan Keuanagan Negara,FHUI,Depok,1997.Wajong J,Fungsi Administrasi Negara,Djakarta Djambatan, Jakarta,1969.Situmorang, Viktor M, Aspek Hukum Pengawasan Melekat dalam Lingkunagan Aparatur Pemerintah,Jakarta Rineka Chipta, Jakarta,1994.Sujamto, Aspek-Aspek Pengawasan di Indonesia, Jakarta Sinar Grafika,Jakarat,1986.http://itjen-depdagri.go.id/article-25-pengertian-pengawasan.html