PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN CAFÉ
MULKY PANJI DINIHARI
37114629
Manajemen
Informatika
Universitas
Gunadarma
Jalan
Margonda Raya 100 – Depok
MULKY.PANJI@GMAIL.COM
Abstrak
Café-café kini merupakan tempat yg
sangat popular untuk kalangan anak muda namun,proses transaksi yang masih
manual dirasakan kurang efektif dan efisien. Sehingga perlu disediakan sistem
informasi dimana pegawai dapat langsung merekap transaksi baik penjualan
ataupun pembelian secara cepat. Dari rekap data transaksi tersebut pimpinan
dapat secara langsung mengetahui laporan – laporan yang digunakan sebagai bahan
pertimbangan bulan selanjutnya dalam menentukan strategi penjualan dan
penggajian pegawai. Dalam sistem ini juga dibuat fasilitas yang terkait dengan
proses absensi karyawan dan aplikasi akuntansi terutama terkait dengan buku
besar dan laporan laba/rugi. Aplikasi sistem informasi manajemen untuk
pengelolaan kafe dibangun menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan
basis data MySQL. Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini diharapkan
kegiatan transaksi yang terjadi menjadi lebih praktis, proses rekap transaksi
jadi lebih mudah, dan laporan keuangan ataupun laporan pembelian barang secara
bulanan ataupun sewaktu – waktu dapat diketahui lebih cepat.
Kata
Kunci : Manajemen, transaksi, laporan,
keuangan
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat mendorong
manusia untuk memanfaatkan teknologi tersebut untuk mempermudah pekerjaannya.
Pada prinsipnya teknologi ini berkembang untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan
manusia agar dalam kehidupannya dapat lebih mudah. Kemudahan yang diberikan
oleh teknologi tersebut mencakup banyak hal serta merambah berbagai aspek
kehidupan, mulai dari pendidikan hingga dunia usaha.
Dalam
dunia usaha, banyak pengusaha yang memanfaatkan teknologi informasi untuk
digunakan dalam usahanya. Usaha yang sedang banyak diminati para pengusaha muda
sekarang adalah mendirikan kafe. Kafe adalah tempat minum yang pengunjungnya
dapat memesan minuman, seperti kopi, teh, coklat, susu, dan kue-kue. Biasanya
orang pergi ke kafe tidak hanya sekedar untuk minum, melainkan untuk berkumpul
dengan teman - temannya. Semakin menjamurnya usaha kafe ini, membuat pengelola
kafe harus berlomba – lomba untuk dapat menarik perhatian orang untuk
berkunjung di kafe tersebut. Tidak hanya itu, pengelola kafe juga harus dapat
memantau kinerja karyawan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik. Masalah
keuangan juga harus diperhatikan, banyaknya transaksi yang terjadi setiap
harinya, jika tidak dikelola dengan baik, akan mengakibatkan kerugian.
Pengelola akan sulit menghitung nilai pemasukan dan pengeluaran. Oleh karena
itu pengelola harus memanfaatkan teknologi informasi yang dipadukan dengan
sistem yang dapat membantu kinerja karyawan sehingga dapat bekerja secara
efektif dan efisien. Sistem tersebut juga harus dapat menyimpan data transaksi
ke dalam buku besar, sehingga data tersebut dapat diolah menjadi laporan
keuangan yang dapat digunakan pengelola kafe untuk mengetahui keberhasilan kafe
dalam menjalankan usahanya.
2.KAJIAN PUSTAKA
2.1 Kafe
Kafe berasal dari bahasa Perancis café. Arti sebetulnya adalah (minuman) kopi, tetapi kemudian
menjadi tempat di mana seseorang bisa minum-minum, tidak hanya kopi, tetapi
juga minuman lainnya. Di Indonesia, kafe berarti semacam tempat sederhana,
tetapi cukup menarik di mana seseorang bisa makan makanan ringan.
Definisi
kafe menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah tempat minum kopi yang
pengunjungnya dihibur dengan musik dan atau tempat minum yang pengunjungnya
dapat memesan minuman seperti : kopi, teh, atau soft drink (minuman
ringan)(Balai Pustaka 429 : 1996). Sedangkan kafe tematik adalah sebuah tempat
minum yang menggunakan tema tertentu (Balai Pustaka 430 : 1996).
2.2 Sistem
Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari
pengendalian internal suatu bisnis yang berbasis komputer yang menyediakan
informasi meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh
akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk,
layanan, atau suatu strategi bisnis. Para pemakai biasanya membentuk suatu
entitas organisasi formal, perusahaan atau subunit dibawahnya (Jogianto, 1994).
2.3
Kegiatan Sistem Akuntansi
Kegiatan Sistem Akuntansi merupakan suatu proses yang
berkesinambungan dari satu periode ke periode berikutnya. Tujuannya adalah
untuk memperoleh laporan keuangan periode yang sedang berlaku. Satu periode
kegiatan diawali dengan pengumpulan data transaksi sampai dengan pembuatan
laporan keuangan sehingga didapat neraca saldo setelah penutupan. Neraca saldo
akan menjadi awal proses akuntansi periode berikutnya sehingga seringkali
disebut dengan siklus kegiatan akuntansi (Teguh Wahyono, 2004).
2.3.1 Tahap
Pengumpulan Bukti Transaksi
Titik tolak kegiatan akuntansi adalah bukti-bukti semua
transaksi yang pernah terjadi. Bukti transaksi merupakan data dasar yang
kemudian diolah dalam sistem akuntasi untuk mendapatkan laporan keuangan. Data
tersebut bisa berupa data keuangan maupun data non-keuangan. Data yang bersifat
keuangan adalah data-data transaksi yang langsung melibatkan uang, seperti transaksi
pemasukan dan pengeluaran kas, pemasukan dan pengeluaran, pengeluaran kas,
hutang piutang, dan lain-lain. Sedangkan yang bersifat non-keuangan misalnya
aset seperti tanah bangunan, mesin, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada Gambar 1
Gambar
1 Alur Kegiatan Sistem Akuntansi
Semua
data yang diperoleh perlu dicatat dalam database yang terdiri dari database
penjualan, pembelian, dan lain lain bergantung pada kebutuhan
2.3.2 Tahap
Menjurnal Bukti Transaksi
Tahap awal dari langkah menjurnal adalah memisahkan transaksi
menurut sifatnya, pemisahan tersebut dilakukan dengan memerikasa secara cermat
setiap data yang dikumpulkan, apakah data tersebut merupakan transaksi
penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian peralatan, dan lain
sebagainya
Tahap
ini merupakan proses pengklasifikasian aneka transaksi dalam sebuah catatan
berdasarkan urutan kronologis. Catatan-catatan ini disebut dengan jurnal.
Jurnal dilakukan dengan mendebit dan mengkredit perkiraan–perkiraan serta
menjaga keseimbangan di dalam buku besar secara umum terdapat dua jenis jurnal
yang digunakan dalam proses akuntasi. Yang pertama adalah dua lajur atau lajur
umum dan yang kedua adalah jurnal khusus.
Jurnal
Dua Lajur atau Lajur Umum merupakan jurnal yang lazim digunakan pada banyak
perusahaan karena selain praktis juga dapat digunakan untuk menganalisis
transaksi yang terjadi.
Jurnal
Khusus merupakan jenis jurnal yang biasa digunakan untuk perusahaan besar yang
memiliki lalu lintas transaksi yang sudah sangat padat. Dimana terdapat enam
transaksi frekuensi sangat tinggi dan sering berulang-ulang. Keenam transaksi
tersebut adalah pembelian barang termasuk potongan-potongan penjualan, penerima
kas, retur pembelian, dan retur penjualan.
Dengan
adanya transaksi-transaksi tersebut Jurnal khusus biasanya terdiri dari empat
jenis jurnal, yaitu:
a.
Jurnal khusus kas masuk
Jurnal ini digunakan untuk mencatat penerimaan kas dan
penjualan secara tunai.
b.
Jurnal khusus kas keluar
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran
hutang, atau pembayaran biaya lain yang berkaitan dengan pembelian secara
kredit.
c.
Jurnal khusus penjualan
Jurnal ini pada umumnya digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan kredit
d.
Jurnal khusus pembelian
Jurnal khusus pembelian umumnya digunakan untuk mencatat
tranksaksi pembelian kredit.
2.3.3
Posting ke Buku Besar
Setelah proses pengklasifikasian terhadap data-data transaksi
yang beranekaragam tersebut ke dalam sebuah jurnal, langkah selanjutnya adalah
transaksi-transaksi tersebut akan dikumpulkan kembali ke dalam satu buku yang
disebut Buku Besar. Pengumpulan ini dikenal dengan posting, yaitu proses
perpindahan informasi akuntansi dari jurnal ke masing-masing perkiraan yang
bersangkutan. Posting tersebut pada akhirnya mengelompokkan transaksi ke dalam
kelompok aktiva, hutang, modal, pendapatan, dan biaya.
2.3.4 Tahap
Penyusunan Neraca Saldo
Neraca Saldo merupakan daftar perkiraan dimana masing-masing
perkiraan memuat saldo akhir transaksi seperti yang terdapat dalam buku besar.
Neraca saldo juga sangat berguna untuk menguji keseimbangan debit kredit dalam
buku besar dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan keuangan.
3.METODE PENELITIAN
Subjek
penelitian ini adalah membuat rancang bangun SIM untuk pengelolaan kafe. Data dalam penelitian ini
menggunakan data dari Kafe Green Black Jalan MT Haryono Sekaran Gunungpati.
Selanjutnya setelah pihak Kafe Green Black memberikan izin maka dilakukan
penggalian data lebih lanjut untuk mendukung proses analisis dan perancangan
sistem. Hal ini dilakukan dengan wawancara secara langsung dengan pemilik Kafe
Green Black. Setelah hasil analisis dan perancangan sistem disetujui maka
hasilnya siap untuk dilakukan proses pengkodean guna implementasi sistem.
3.1
Gambaran Umum Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk mempermudah pengembang
sistem untuk menentukan ruang lingkup, estimasi sumber daya, biaya dan jadwal.
Secara umum pengguna sistem ini ada 3 (tiga), yaitu administrator, karyawan,
dan pimpinan. Administrator bertanggung jawab untuk mengelola sistem tersebut.
Tugas dari admin adalah mengatur hak akses user, merubah dan menambah data pada
sistem. Karyawan bertugas untuk mengurusi transaksi – transaksi yang ada, baik
transaksi pemasukan maupun transaksi pengeluaran. Sedangkan pimpinan hanya
dapat mengetahui laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar
2 Gambaran umum sistem
3.2 Prinsip
Kerja Sistem
Sistem ini digunakan untuk mengatur hal-hal mengenai sistem
informasi manajemen untuk pengelolaan kafe. Perancangan sistem bertujuan untuk
mempermudah pengembang sistem untuk menentukan ruang lingkup, estimasi sumber
daya, biaya dan jadwal. Sistem ini secara umum dijalankan oleh beberapa user
yang memiliki tugas sendiri – sendiri. User tersebut adalah admin , kasir, dan
pegawai. Admin bertugas untuk mengelola sistem termasuk mengelola data – data
yang digunakan. Pegawai bertugas untuk melayani konsumen dalam pemesanan dan
pembayaran. Semua transaksi pemasukan dan pengeluaran dimasukkan kedalam PC
yang didalamnya terdapat database yang
kemudian masuk kedalam tabel berfungsi untuk menyimpan data – data yang
digunakan untuk pengelolaan kafe ini. Kemudian data – data dalam data base
tersebut diolah sehingga menjadi informasi – informasi yang berguna bagi
pimpinan kafe untuk memantau kafe tersebut. Informasi yang didapatkan oleh
pimpinan kafe berupa laporan-laporan yang terdiri dari laporan pemasukan,
laporan pengeluaran, laba rugi, neraca dan grafik penjualan.
3.3 Diagram
Arus Data (Data Flow Diagram)
a. Diagram
Konteks
Dalam sistem ini terdapat 3 entitas yaitu administrator,
karyawan, dan pimpinan. Diagram konteks dapat dilihat pada Gambar 3
Gambar
3 Diagram Konteks SIM untuk pengelolaan kafe
3.4 Diagram
Hubungan Entitas
Entity Relationship Diagram SIM untuk pengelolaan kafe dapat
dilihat pada Gambar 4
Gambar
4 ERD SIM untuk pengelolaan kafe
3.5 Relasi
Antar Tabel
Untuk mengetahui lebih jauh tentang hubungan antartabel hasil
proses normalisasi, dapat lihat diagram hubungan antartabel yang ditunjukkan
seperti pada Gambar 5
Gambar
5 Diagram hubungan antartabel
4.HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada
bagian ini akan dibahas tentang hasil implementasi SIM untuk pengelolaan kafe
yang telah dibuat dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.
a.Menu
Produk
Pada menu Produk, terdapat submenu data menu dan promo. Data
menu digunakan mendata semua menu yang ada pada kafe. Sedangkan submenu promo
digunakan untuk membuat promo – promo yang sedang berlaku. Pada Gambar 10 akan
tampak tampilan data menu
Gambar
10 Tampilan Data Menu
b. Menu
Transaksi
Pada menu Transaksi terdapat submenu kasir, data transaksi
masuk dan data transaksi keluar. Kasir digunakan untuk input transaksi yang
terjadi pada kafe saat pelanggan memesan produk. Sedangkan transaksi masuk
digunakan untuk mencatat data transaksi pemasukan – pemasukan lain. Data
Transaksi Keluar digunakan untuk mencatat semua pengeluaran baik itu untuk
membeli alat ataupun membeli bahan. Pada Gambar 11 akan tampak kasir, pada
Gambar 12 akan tampak data jenis rekening. Sedangkan Gambar 13 merupakan
tampilan data rekening.
Gambar
11 Tampilan kasir
Gambar
12 Tampilan data jenis rekening.
Gambar
13 Tampilan data rekening
c. Menu
Laporan
Pada menu Laporan terdapat submenu laporan absensi karyawan,
penjualan, transaksi masuk, transaksi keluar, buku besar, grafik penjualan menu
dan grafik tansaksi penjualan. Laporan absensi pegawai digunakan mendata semua
pegawai yang bekerja. Laporan penjualan digunakan untuk mendata semua data –
data transaksi penjualan yang ada. Laporan transaksi masuk berisi tentang semua
transaksi pemasukan yang lain-lain. Laporan transaksi keluar berisi tentang
semua transaksi pengeluaran yang baik untuk alat ataupun bahan. Buku besar
digunakan untuk mendata semua laporan yang terjadi. Sedangkan grafik digunakan
untuk menampilkan data transaksi ada dua grafik yaitu grafik penjualan menu
digunakan untuk menampilakn menu – menu yang terjual. Dan grafik transaksi
penjualan digunakan untuk menampilkan besarnya jumlah penjualan tiap harinya.
Pada Gambar 14 akan tampak tampilan laporan absensi karyawan, pada Gambar 15
akan tampak tampilan laporan penjualan.
Gambar
14 Tampilan laporan absensi
Gambar
15 Tampilan laporan penjualan
Dalam
sistem ini juga disediakan fasilitas untuk melihat Buku Besar seperti terlihat
pada Gambar 16 dan laporan laba/rugi seperti terlihat pada Gambar 17.
Gambar
16 Tampilan laporan buku besar
Gambar
17 Tampilan laporan laba rugi
5.SIMPULAN
Dengan
selesainya penelitian ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1) Mempermudah rekap data transaksi keluar dan masuk yang
dilakukan oleh pegawai.
2) Otomatisasi proses absensi karyawan dengan menggunakan id
karyawan pada barcode sehingga
hanya perlu membaca barcode untuk
dapat absen pegawai.
3) Dengan adanya sistem database semua data – data transaksi tersimpan dengan baik
sehingga dalam pembuatan laporan pimpinan hanya perlu login dan melihatnya.
4)
Berdasarkan hasil kuisioner yang diberikan kepada pegawai dan pimpinan di dapat
nilai 81,67% dari tingkat kepuasan responder.
REFERENSI
[1] Bambangwirawa, Paulus.2007. ”Era Baru Komputerisasi POS (Point of Sales)”.Yogyakarta:Graha
Ilmu
[2] Jogianto. 1994. “Sistem
Informasi Manajemen”,Jakarta:Elex Media Komputindo
[3] Kadir,Abdul.2006.”Dasar
Aplikasi Database Mysql Delphi”.Yogyakarta:Andi
[4] Wahyono, Teguh.2004.”Sistem Informasi Akuntansi”. Yogyakarta: Andi
[5] Wahyono, Teguh.2009.”Membuat Sendiri Program Akuntansi”. Jakarta: Elex Media
Komputindo
[6]
http://bswig.blog.ugm.ac.id/2010/04/13/contoh-contoh-query-sql/ (diunduh
tanggal 20 juli 2011)
[7]
http://bswig.blog.ugm.ac.id/2010/04/13/contoh-contoh-query-sql/ (diunduh
tanggal 27 juli 2011)
[8]
http://id.wikipedia.org/wiki/Kafe (diunduh tanggal 17 juli 2011)