JURNAL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN CAFÉ

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN CAFÉ

MULKY PANJI DINIHARI

37114629

Manajemen Informatika

Universitas Gunadarma

Jalan Margonda Raya 100 – Depok

MULKY.PANJI@GMAIL.COM

Abstrak

Café-café kini merupakan tempat yg sangat popular untuk kalangan anak muda namun,proses transaksi yang masih manual dirasakan kurang efektif dan efisien. Sehingga perlu disediakan sistem informasi dimana pegawai dapat langsung merekap transaksi baik penjualan ataupun pembelian secara cepat. Dari rekap data transaksi tersebut pimpinan dapat secara langsung mengetahui laporan – laporan yang digunakan sebagai bahan pertimbangan bulan selanjutnya dalam menentukan strategi penjualan dan penggajian pegawai. Dalam sistem ini juga dibuat fasilitas yang terkait dengan proses absensi karyawan dan aplikasi akuntansi terutama terkait dengan buku besar dan laporan laba/rugi. Aplikasi sistem informasi manajemen untuk pengelolaan kafe dibangun menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 dan basis data MySQL. Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini diharapkan kegiatan transaksi yang terjadi menjadi lebih praktis, proses rekap transaksi jadi lebih mudah, dan laporan keuangan ataupun laporan pembelian barang secara bulanan ataupun sewaktu – waktu dapat diketahui lebih cepat.

Kata Kunci : Manajemen, transaksi, laporan, keuangan

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat mendorong manusia untuk memanfaatkan teknologi tersebut untuk mempermudah pekerjaannya. Pada prinsipnya teknologi ini berkembang untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan manusia agar dalam kehidupannya dapat lebih mudah. Kemudahan yang diberikan oleh teknologi tersebut mencakup banyak hal serta merambah berbagai aspek kehidupan, mulai dari pendidikan hingga dunia usaha.

Dalam dunia usaha, banyak pengusaha yang memanfaatkan teknologi informasi untuk digunakan dalam usahanya. Usaha yang sedang banyak diminati para pengusaha muda sekarang adalah mendirikan kafe. Kafe adalah tempat minum yang pengunjungnya dapat memesan minuman, seperti kopi, teh, coklat, susu, dan kue-kue. Biasanya orang pergi ke kafe tidak hanya sekedar untuk minum, melainkan untuk berkumpul dengan teman - temannya. Semakin menjamurnya usaha kafe ini, membuat pengelola kafe harus berlomba – lomba untuk dapat menarik perhatian orang untuk berkunjung di kafe tersebut. Tidak hanya itu, pengelola kafe juga harus dapat memantau kinerja karyawan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik. Masalah keuangan juga harus diperhatikan, banyaknya transaksi yang terjadi setiap harinya, jika tidak dikelola dengan baik, akan mengakibatkan kerugian. Pengelola akan sulit menghitung nilai pemasukan dan pengeluaran. Oleh karena itu pengelola harus memanfaatkan teknologi informasi yang dipadukan dengan sistem yang dapat membantu kinerja karyawan sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien. Sistem tersebut juga harus dapat menyimpan data transaksi ke dalam buku besar, sehingga data tersebut dapat diolah menjadi laporan keuangan yang dapat digunakan pengelola kafe untuk mengetahui keberhasilan kafe dalam menjalankan usahanya.

2.KAJIAN PUSTAKA

2.1 Kafe

Kafe berasal dari bahasa Perancis café. Arti sebetulnya adalah (minuman) kopi, tetapi kemudian menjadi tempat di mana seseorang bisa minum-minum, tidak hanya kopi, tetapi juga minuman lainnya. Di Indonesia, kafe berarti semacam tempat sederhana, tetapi cukup menarik di mana seseorang bisa makan makanan ringan.

Definisi kafe menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah tempat minum kopi yang pengunjungnya dihibur dengan musik dan atau tempat minum yang pengunjungnya dapat memesan minuman seperti : kopi, teh, atau soft drink (minuman ringan)(Balai Pustaka 429 : 1996). Sedangkan kafe tematik adalah sebuah tempat minum yang menggunakan tema tertentu (Balai Pustaka 430 : 1996).

2.2 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang berbasis komputer yang menyediakan informasi meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau subunit dibawahnya (Jogianto, 1994).

2.3 Kegiatan Sistem Akuntansi

Kegiatan Sistem Akuntansi merupakan suatu proses yang berkesinambungan dari satu periode ke periode berikutnya. Tujuannya adalah untuk memperoleh laporan keuangan periode yang sedang berlaku. Satu periode kegiatan diawali dengan pengumpulan data transaksi sampai dengan pembuatan laporan keuangan sehingga didapat neraca saldo setelah penutupan. Neraca saldo akan menjadi awal proses akuntansi periode berikutnya sehingga seringkali disebut dengan siklus kegiatan akuntansi (Teguh Wahyono, 2004).

2.3.1 Tahap Pengumpulan Bukti Transaksi

Titik tolak kegiatan akuntansi adalah bukti-bukti semua transaksi yang pernah terjadi. Bukti transaksi merupakan data dasar yang kemudian diolah dalam sistem akuntasi untuk mendapatkan laporan keuangan. Data tersebut bisa berupa data keuangan maupun data non-keuangan. Data yang bersifat keuangan adalah data-data transaksi yang langsung melibatkan uang, seperti transaksi pemasukan dan pengeluaran kas, pemasukan dan pengeluaran, pengeluaran kas, hutang piutang, dan lain-lain. Sedangkan yang bersifat non-keuangan misalnya aset seperti tanah bangunan, mesin, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1

Gambar 1 Alur Kegiatan Sistem Akuntansi

Semua data yang diperoleh perlu dicatat dalam database yang terdiri dari database penjualan, pembelian, dan lain lain bergantung pada kebutuhan

2.3.2 Tahap Menjurnal Bukti Transaksi

Tahap awal dari langkah menjurnal adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya, pemisahan tersebut dilakukan dengan memerikasa secara cermat setiap data yang dikumpulkan, apakah data tersebut merupakan transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian peralatan, dan lain sebagainya

Tahap ini merupakan proses pengklasifikasian aneka transaksi dalam sebuah catatan berdasarkan urutan kronologis. Catatan-catatan ini disebut dengan jurnal. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan mengkredit perkiraan–perkiraan serta menjaga keseimbangan di dalam buku besar secara umum terdapat dua jenis jurnal yang digunakan dalam proses akuntasi. Yang pertama adalah dua lajur atau lajur umum dan yang kedua adalah jurnal khusus.

Jurnal Dua Lajur atau Lajur Umum merupakan jurnal yang lazim digunakan pada banyak perusahaan karena selain praktis juga dapat digunakan untuk menganalisis transaksi yang terjadi.

Jurnal Khusus merupakan jenis jurnal yang biasa digunakan untuk perusahaan besar yang memiliki lalu lintas transaksi yang sudah sangat padat. Dimana terdapat enam transaksi frekuensi sangat tinggi dan sering berulang-ulang. Keenam transaksi tersebut adalah pembelian barang termasuk potongan-potongan penjualan, penerima kas, retur pembelian, dan retur penjualan.

Dengan adanya transaksi-transaksi tersebut Jurnal khusus biasanya terdiri dari empat jenis jurnal,  yaitu:

a. Jurnal khusus kas masuk

Jurnal ini digunakan untuk mencatat penerimaan kas dan penjualan secara tunai.

b. Jurnal khusus kas keluar

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang, atau pembayaran biaya lain yang berkaitan dengan pembelian secara kredit.

c. Jurnal khusus penjualan

Jurnal ini pada umumnya digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit

d. Jurnal khusus pembelian

Jurnal khusus pembelian umumnya digunakan untuk mencatat tranksaksi pembelian kredit.

2.3.3 Posting ke Buku Besar

Setelah proses pengklasifikasian terhadap data-data transaksi yang beranekaragam tersebut ke dalam sebuah jurnal, langkah selanjutnya adalah transaksi-transaksi tersebut akan dikumpulkan kembali ke dalam satu buku yang disebut Buku Besar. Pengumpulan ini dikenal dengan posting, yaitu proses perpindahan informasi akuntansi dari jurnal ke masing-masing perkiraan yang bersangkutan. Posting tersebut pada akhirnya mengelompokkan transaksi ke dalam kelompok aktiva, hutang, modal, pendapatan, dan biaya.

2.3.4 Tahap Penyusunan Neraca Saldo

Neraca Saldo merupakan daftar perkiraan dimana masing-masing perkiraan memuat saldo akhir transaksi seperti yang terdapat dalam buku besar. Neraca saldo juga sangat berguna untuk menguji keseimbangan debit kredit dalam buku besar dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan keuangan.

3.METODE PENELITIAN

Subjek penelitian ini adalah membuat rancang bangun SIM untuk pengelolaan kafe. Data dalam penelitian ini menggunakan data dari Kafe Green Black Jalan MT Haryono Sekaran Gunungpati. Selanjutnya setelah pihak Kafe Green Black memberikan izin maka dilakukan penggalian data lebih lanjut untuk mendukung proses analisis dan perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan wawancara secara langsung dengan pemilik Kafe Green Black. Setelah hasil analisis dan perancangan sistem disetujui maka hasilnya siap untuk dilakukan proses pengkodean guna implementasi sistem.

3.1 Gambaran Umum Sistem

Perancangan sistem bertujuan untuk mempermudah pengembang sistem untuk menentukan ruang lingkup, estimasi sumber daya, biaya dan jadwal. Secara umum pengguna sistem ini ada 3 (tiga), yaitu administrator, karyawan, dan pimpinan. Administrator bertanggung jawab untuk mengelola sistem tersebut. Tugas dari admin adalah mengatur hak akses user, merubah dan menambah data pada sistem. Karyawan bertugas untuk mengurusi transaksi – transaksi yang ada, baik transaksi pemasukan maupun transaksi pengeluaran. Sedangkan pimpinan hanya dapat mengetahui laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2 Gambaran umum sistem

3.2 Prinsip Kerja Sistem

Sistem ini digunakan untuk mengatur hal-hal mengenai sistem informasi manajemen untuk pengelolaan kafe. Perancangan sistem bertujuan untuk mempermudah pengembang sistem untuk menentukan ruang lingkup, estimasi sumber daya, biaya dan jadwal. Sistem ini secara umum dijalankan oleh beberapa user yang memiliki tugas sendiri – sendiri. User tersebut adalah admin , kasir, dan pegawai. Admin bertugas untuk mengelola sistem termasuk mengelola data – data yang digunakan. Pegawai bertugas untuk melayani konsumen dalam pemesanan dan pembayaran. Semua transaksi pemasukan dan pengeluaran dimasukkan kedalam PC yang didalamnya terdapat database yang kemudian masuk kedalam tabel berfungsi untuk menyimpan data – data yang digunakan untuk pengelolaan kafe ini. Kemudian data – data dalam data base tersebut diolah sehingga menjadi informasi – informasi yang berguna bagi pimpinan kafe untuk memantau kafe tersebut. Informasi yang didapatkan oleh pimpinan kafe berupa laporan-laporan yang terdiri dari laporan pemasukan, laporan pengeluaran, laba rugi, neraca dan grafik penjualan.

3.3 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

a. Diagram Konteks

Dalam sistem ini terdapat 3 entitas yaitu administrator, karyawan, dan pimpinan. Diagram konteks dapat dilihat pada Gambar 3

Gambar 3 Diagram Konteks SIM untuk pengelolaan kafe

3.4 Diagram Hubungan Entitas

Entity Relationship Diagram SIM untuk pengelolaan kafe dapat dilihat pada Gambar 4

Gambar 4 ERD SIM untuk pengelolaan kafe

3.5 Relasi Antar Tabel

Untuk mengetahui lebih jauh tentang hubungan antartabel hasil proses normalisasi, dapat lihat diagram hubungan antartabel yang ditunjukkan seperti pada Gambar 5

Gambar 5 Diagram hubungan antartabel

4.HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini akan dibahas tentang hasil implementasi SIM untuk pengelolaan kafe yang telah dibuat dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.

a.Menu Produk

Pada menu Produk, terdapat submenu data menu dan promo. Data menu digunakan mendata semua menu yang ada pada kafe. Sedangkan submenu promo digunakan untuk membuat promo – promo yang sedang berlaku. Pada Gambar 10 akan tampak tampilan data menu

Gambar 10 Tampilan Data Menu

b. Menu Transaksi

Pada menu Transaksi terdapat submenu kasir, data transaksi masuk dan data transaksi keluar. Kasir digunakan untuk input transaksi yang terjadi pada kafe saat pelanggan memesan produk. Sedangkan transaksi masuk digunakan untuk mencatat data transaksi pemasukan – pemasukan lain. Data Transaksi Keluar digunakan untuk mencatat semua pengeluaran baik itu untuk membeli alat ataupun membeli bahan. Pada Gambar 11 akan tampak kasir, pada Gambar 12 akan tampak data jenis rekening. Sedangkan Gambar 13 merupakan tampilan data rekening.

Gambar 11 Tampilan kasir

Gambar 12 Tampilan data jenis rekening.

Gambar 13 Tampilan data rekening

c. Menu Laporan

Pada menu Laporan terdapat submenu laporan absensi karyawan, penjualan, transaksi masuk, transaksi keluar, buku besar, grafik penjualan menu dan grafik tansaksi penjualan. Laporan absensi pegawai digunakan mendata semua pegawai yang bekerja. Laporan penjualan digunakan untuk mendata semua data – data transaksi penjualan yang ada. Laporan transaksi masuk berisi tentang semua transaksi pemasukan yang lain-lain. Laporan transaksi keluar berisi tentang semua transaksi pengeluaran yang baik untuk alat ataupun bahan. Buku besar digunakan untuk mendata semua laporan yang terjadi. Sedangkan grafik digunakan untuk menampilkan data transaksi ada dua grafik yaitu grafik penjualan menu digunakan untuk menampilakn menu – menu yang terjual. Dan grafik transaksi penjualan digunakan untuk menampilkan besarnya jumlah penjualan tiap harinya. Pada Gambar 14 akan tampak tampilan laporan absensi karyawan, pada Gambar 15 akan tampak tampilan laporan penjualan.

Gambar 14 Tampilan laporan absensi

Gambar 15 Tampilan laporan penjualan

Dalam sistem ini juga disediakan fasilitas untuk melihat Buku Besar seperti terlihat pada Gambar 16 dan laporan laba/rugi seperti terlihat pada Gambar 17.

Gambar 16 Tampilan laporan buku besar

Gambar 17 Tampilan laporan laba rugi

5.SIMPULAN

Dengan selesainya penelitian ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1) Mempermudah rekap data transaksi keluar dan masuk yang dilakukan oleh pegawai.

2) Otomatisasi proses absensi karyawan dengan menggunakan id karyawan pada barcode sehingga hanya perlu membaca barcode untuk dapat absen pegawai.

3) Dengan adanya sistem database semua data – data transaksi tersimpan dengan baik sehingga dalam pembuatan laporan pimpinan hanya perlu login dan melihatnya.

4) Berdasarkan hasil kuisioner yang diberikan kepada pegawai dan pimpinan di dapat nilai 81,67% dari tingkat kepuasan responder.

REFERENSI

[1] Bambangwirawa, Paulus.2007. ”Era Baru Komputerisasi POS (Point of Sales)”.Yogyakarta:Graha Ilmu

[2] Jogianto. 1994. “Sistem Informasi Manajemen”,Jakarta:Elex Media Komputindo

[3] Kadir,Abdul.2006.”Dasar Aplikasi Database Mysql Delphi”.Yogyakarta:Andi

[4] Wahyono, Teguh.2004.”Sistem Informasi Akuntansi”. Yogyakarta: Andi

[5] Wahyono, Teguh.2009.”Membuat Sendiri Program Akuntansi”. Jakarta: Elex Media Komputindo

[6] http://bswig.blog.ugm.ac.id/2010/04/13/contoh-contoh-query-sql/ (diunduh tanggal 20 juli 2011)

[7] http://bswig.blog.ugm.ac.id/2010/04/13/contoh-contoh-query-sql/ (diunduh tanggal 27 juli 2011)

[8] http://id.wikipedia.org/wiki/Kafe (diunduh tanggal 17 juli 2011)

T3_37114629(MULKY PANJI DINIHARI)

1. Sebutkan macam-macam pemopresan data & jelaskan
Jawab:
- A. Pemrosesan data batch adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses. Contoh dari penggunaan pemrosesan data bach adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.

- B. Pemrosesan data online adalah sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus diupdatekan ke data induk. Salah satu contoh penggunaan pemrosesan data online adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

- C. Real time system disebut juga dengan Sistem waktu nyata. Sistem yang harus menghasilkan respon yang tepat dalam batas waktu yang telah ditentukan. Jika respon komputer melewati batas waktu tersebut, maka terjadi degradasi performansi atau kegagalan sistem. Sebuah Real time system adalah sistem yang kebenarannya secara logis didasarkan pada kebenaran hasil-hasil keluaran sistem dan ketepatan waktu hasil-hasil tersebut dikeluarkan. Aplikasi penggunaan sistem seperti ini adalah untuk memantau dan mengontrol peralatan seperti motor, assembly line, teleskop, atau instrumen lainnya. Peralatan telekomunikasi dan jaringan komputer biasanya juga membutuhkan pengendalian secara Real time.


2.  jelaskan peranan alat input, output, software dalam memecahkan masalah
Jawab:
-   Menjaga kesalahan input seminimal mungkin
-   Pencegahan dari suatu kesalahan
-   Pendeteksi dari suatu kesalahan
-   Pengkoreksi dari suatu kesalahan

Semua alat input dan output dapat berkontribusi pada pemecahan masalah baik secara langsung dan tidak langsung. Contoh: keyboard , display monitor, printer dan plotter (berperan langsung),  source data automation device, microfilm (berperan tidak langsung).
Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat juga berperan langsung atau tidak langsung. Contoh: sistem operasi (berperan tidak langsung), aplikasi bisnis umum dan industri (berperan tidak langsung), sebagian perangkat lunak aplikasi peningkatan produktivitas organisasi perorangan (berperan tidak langsung), spreadsheet, analisis statistik dan perkiraan, manajemen proyek (berperan langsung).

3. A. apa pengertian dari topologi jaringan!!
    B. sebutkan keuntungan dan kerugian dari 3 topologi jaringan !!

Jawab:
A. pengertian topologi jaringan.
adalah suatu tehnik untuk menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya yang merangkai menjadi sebuah jaringan, dimana penggunaan topologi jaringan didasarkan pada biaya, kecepatan akses data, ukuran maupun tingkat konektivitas yang akan mempengaruhi kualitas maupun efiensi suatu jaringan.

B. Sebutkan keuntungan & kerugian dari 3 topologi jaringan

1.  Topologi pohon (tree)

topologi pohon(tree) merupakan hasil pengembangan dari topologi star dan topologi bus. Topologi tree  biasanya disebut juga topologi jaringan bertingkat dan digunakan interkoneksi antara sentral.
Pada jaringan ini memliki beberapa tingkatan simpul yang ditetapkan dengan suatu hirarki, gambarannya adalah semakin tinggi kedudukannya maka semakin tnggi pula hirarkinya. Seriap simpul yang memiliki kedudukan tinggi dapat menngatur simpul yang memiliki kedudukkan kedudukan rendah.
Data dikirim dari pusat simpul kemudian bergerak menuju simpul rendah dan dan menuju simpul yang lebih tinggi terlebih dahulu.
Topologi ini memiki kelebihan dan kekurangan yang sama dengan topologi star antara lain:

Kelebihan topoologi tree :
-  Deteksi kesalahan mudah dilakukan
-  perubahan bantuk suatu kelompok mudah dilakuan dan tidak mengganggu jarinngan lain
-  mudah melakukan control

Kekurangan topologi tree :
-  menggunakan banyak kabel
-  sering terjadi tabrakan data
-  jika simpul yang lebih tinggi rusak maka simpul yang lebih rendah akan terganggu juga
-  cara kerja lambat

2.   Topologi linier

topologi ini merupakan perluasan dari topologi bus dimana kabel utama harus dihubungkan ke tiap titik komputer menggunakan T-Connector. Topologi type ini merupakan jenis yang sederhana menggunakan kabel RG-58.

Kelebihan Topologi Linier :
-  sederhana jaringannya
-  hemat kabel
-  mudah untuk dikembangkan

Kekurangan topologi linier:
-  deteksi kesalahan sangat kecil
-  keamanan kurang terjamin
-  lalu lintas data tinggi
-  kecepatan transfer tergantung kepada jumlah pengguna, kecepatan turun jika jumlah pemakai bertambah


3.  Topologi mesh

topologi mesh merupakan rangkaian jaringan yang saling terhubung secara mutlak dimana setiap perangkat akan terhubung secara langsung ke setiap titik perangkat lainnya. Setiap titik komputer akan mempunyai titik yang siap untuk berkomuikasi secara langsung dengan titik perangkat lain yang menjadi tujuannya.

Kelebihan Topologi Mesh:
-  Dinamis dalam memperbaiki setiap kerusakan titik jaringan komputer
-  data langsung diikirimkan ke tujuan tanpa harus melalui komputer lain
-  data lebih cepat proses pengiriman data
-  jika terjadi kerusakan pada salah satu komputer tidak akan mengganggu jaringan lainnya

Kekurangan Topologi Mesh:
-  biaya untuk pemasangan sangat besar.
-  perlu banyak kabel.
-  perlu banyak port I/O , setiap komputer diperlukan n-1 port I/O dan sebanyak n(n-1)/2 koleksi.
-  Misalnya ada 4 komputer maka diperlukan kabel koneksi sebanyak 4(4-1)/2 = 6 kabel dan memerlukan   port ( 4-1=3)
-  proses instalasi sulit dan rumit.

4.  a.  Apa yang anda ketahui tentang file, sebut & jelaskan tipe file !
     b. bagaimana sistem pengorganisasian data base tradisional berproses !

Jawab:

A. apa yang anda ketahui tentang file, sebut & jelaskan !!
File adalah entitas dari data yang disimpan di dalam sistem berkas yang dapat diakses dan diatur oleh pengguna. Sebuah berkas memiliki nama yang unik dalam direktori di mana ia berada. Alamat direktori dimana suatu berkas ditempatkan diistilahkan dengan path.
Tipe file berdasarkan jenisnya:

A. File Master 
Jenis informasi cenderung tetap, tetapi isi informasinya dapat sering berubah, dan selalu diperbarui menggunakan file transaksi.
1. File Referensi
            Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang apabila akan diperbaiki(diedit)untuk jangka waktu yang lama, misalnya jika terjadi perbaikan pada pengisian data untuk alamat(jika mahasiswa tersebut pindah alamat rumah)maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus diperbaiki. \

2. File Dinamik
-Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi,atau berubah secara berkala sebagai hasil dari suatu transaksi.
-Misalkan saja file mata kuliah yang di dalamnya terdapat informasi tentang seluruh mata kuliah yang terdapat disuatu lembaga pendidikan.Isi dari file mata kuliah dapat diperbaiki(di-edit)jika kondisi yang ada di masa depan mengharuskan adanya pergantian mata kuliah dengan nama mata kuliah yang baru dan sks yang juga baru, maka perbaikan data untuk isi file mata kuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut dengan penyetaraan mata kuliah.

B. File Input (Transaksi) 
-     Digunakan untuk memperbarui/meng-update file master dengan informasi yang baru
-     Meng-update dapat berupa penambahan record atau penghapusan record
-     Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer
-     File transaksi akan senantiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu
-     Macam file transaksi yang ada pada lembaga pendidikan adalah file ujian, file nilai dan file pembayaran kuliah.

C. File Laporan (File Output) 
-File ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan.
-Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan, melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.
-File ini dapat dicetak di kertas, atau hanya ditampilkan saja di layar monitor.

D. File Pelindung(Backup File) 
-     Merupakan salinan(copy)data-data yang masih aktif di database(current database)pada suatu waktu tertentu dapat berupa file master maupun file transaksi.
-     Adapun isi (informasi) dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari file yang diperbaiki.
-     Frekuensi penggunaannya tergantung pada frekuensi perubahan isi file dan banyaknya rekaman transaksi yang digunakan untuk pembaharuan file.
-     Digunakan sebagai pelindung atau cadangan apabila file master mengalami kerusakan atau hilang.

E. File Kerja(Work File) 
-    File ini berisi data hasil pemrosesan yang sifatnya sementara (temporary) dalam arti hanya numpang lewat saja.
-    Datanya berupa record yg disusun sedemikian rupa sehingga dapat dipakai oleh program lain sebagai input.Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
F. File Pustaka(Library File)
-    File yang berisi program aplikasi, program utilitas dan program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.
-    Contohnya : file gaji yang mempunyai keterhubungan dengan file pendidikan pegawai (untuk mencari jenjang pendidikan dari seorang karyawan),file absensi(untuk mengetahui data kehadiran pegawai) dan file lembur(untuk mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).

G. File History(Riwayat Hidup) 

-    File yang berisi data di masa lalu yang dipakai sebagai bahan pengecekan dan pencocokkan kevalidasian data di masa mendatang.

-    File ini biasanya digunakan untuk periode waktu tertentu(lama), sehingga beberapa informasi harus dikumpulkan pada file riwayat hidup yang akan jarang diproses.

-    Contoh : informasi tentang pasien yang keluar tidak perlu disimpan pada file yang sekarang ada.Record hanya dipindahkan pada file history sehingga tinggal berisi file pasien yang sedang dirawat atau dijadwalkan akan kembali.Data pasien yang keluar disimpan di file history yang berguna untuk menyusun laopran di kemudian hari.


 B. bagaimana sistem pengorganisasian data base tradisional berproses !

Sistem pengorganisasian database masih terpisah-pisah antara database satu dengan database lainnya, sehingga banyak akibat negatif yang ditimbulkan, antara lain :
Redudansi atau duplikasi data. Menyebabkan informasi menjadi kurang akurat, bahkan terjadi perbedaan karena data yang satu sudah di perbaharui sementara duplikatnya belum. Ketergantungan terhadap program aplikasi tertentu yang di gunakan untuk mengolah masing-masing database yang di bangun.
 Ketergantungan terhadap program aplikasi tertentu yang menyebabkan SI yang terbentuk menjadi kurang fleksibel. Keterpisahan database satu dengan lainnya mengakibatkan tingkat keamanan data menjadi rendah. Penggunaan data bersama sangat kurang sehingga database kurang dapat dieksplorasi/ diolah untuk menghasilkan laporan-laporan manajeral lintas depatremental.

5. jelaskan tiga tingkat representasi data & jelaskan !

jawab:

Level penyajian penampakan, representasi hasil pengolahan database menggunakan SI dalam format yg mudah dipahami oleh pemakai

Level konseptual, memperlihatkan file2 data yg dibuat dan hubungannya satu sama lian dalam sebuah lingkungan database.

Level fisik, tahapan terendah dari abstraksi data yg memperlihatkan struktur dan jenis data serta bagaimana data tsb disimpan dan diorganisasikan dlm media penyimpanan

sumber :
 http://indirpan.wapsite.me/Slide%20BSI/Pemrograman%20Terstruktur/11.Tipe+File
 http://shikizikata.blogspot.co.id/2015/11/t339114576-rizal-fatahillah.html
 http://fyusrizal.blogspot.co.id/2012/12/sistem-informasi-manajemen-1.html

TUGAS 2 SOFTSKILL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah pendekatan system?

2. Sebutkan beberapa sifat pengolahan data yang membedakan dengan area aplikasi lain?

3. Berilah contoh sebuah sistem pakar atau expert system?

4. sebutkan perbedaan antara system informasi manajemen menurut Robert G murdick dan Gordon B Davis?

Jawaban:

1.Langkah – langkah dalam pendekatan sistem meliputi:

A. Analisa Sistem

Langkah – langkahnya:

• Penetapan sistem apa yang akan dipakai
• Penetapan langkah langkah yang akan ditempuh
• Pengumpulan data dan fakta tentang sistem yang dipelajari
• Pengkajian data
• Penyusunan deskripsi sistem
• Pengenalan identifikasi dan perumusan masalah sistem

B.Perancangan Sistem

Secara konseptual dapat memecahkan masalah dengan optimal

Langkah – langkahnya:

• Penetapan tujuan
• Spesifikasi beberapa alternatif, mekanisme dan prosedur, proses, feed back untuk merubah input dan output

C. Manajemen Sistem

Langkah – langkahnya:

• Memebentuk TIM
• Mempelajari sistem informasi pada saat ini
• Menetapkan tujuan SIM
• Evaluasi alternatif rancangan sistem informasi
• Evaluasi alternatif perlengkapan sistem
• Analisa biaya yang diusulkan
• Siapkan langkah penerapan
• Tinjauan ulang sistem informasi tiap tahun

2.  Sifat-sifat dari suatu data dapat diklasifikasikan menjadi empat macam, antara lain :

a. Data kuantitatif (quantitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.

b. Data kualitatif (qualitative data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat tertentu.

c. Data makro (macro data) adalah data yang meliputi suatu objek dalam skala yang luas, sekelompok masyarakat, daerah wilayah, atau suatu propinsi dan negara.

d. Data mikro (micro data) adalah data yang meliputi suatu unit usaha, rumah tangga, atau individu.

# Namun, sifat-sifat pengolahan data yang lainnya, adalah sebagai berikut :

- Mempunyai fokus historis yang paling utama.

- Menghimpun data yang detail atau lengkap.
Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.

 - Menghimpun data yang detail atau lengkap.
Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audittrail.

- Pengolahan data menjalankan tugas yang penting
Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.

- Mengikuti prosedur standar secara relative
Peraturn dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan.

- Memberikan informasi pemecahn masalah minimal.

# Pengolahan data merupakan tindakan melakukan serangkaian operasi terencana atas data. Untuk memproses data dan mendatangkan hasil yang berarti maka perlu dilakukan kombinasi operasi data berupa :

A. Pencatatan (capturing)

Kegiatan perekaman dari suatu atau beberapa kejadian dalam bentuk formulir.

B. Pemeriksaan (verifying)

Kegiatan pengecekan data yang sudah direkam untuk memperoleh data yang benar.

C. Pengelompokan (clasifying)

Operasi yang mendapatkan elemen data ke dalam kategori yang spesifik sehingga memberikan kemudahan kepada pemakai.

D. Penyusunan atau Penyortiran (sorting)

Penempatan dari elemen data yang telah dispesifikasikan berdasarkan aturan secara berurutan.

E. Peringkasan (sumarising)

Operasi penggabungan elemen data, yang terdiri atas dua cara yaitu : melalui duplikasi data secara matematika, dan kegiatan pengurangan kerumitan data secara logika atau algoritma..

F. Perhitungan (calculating)

Operasi ini mencakup proses perhitungan dan manipulasi data dalam media tertentu, seperti : microfilm, disk, dan media lain sehingga dapat digunakan kembali bila diperlukan.

G. Penyimpanan (stroring)

Perekaman data dalam media tertentu seperti disk, magnetic tape, hardisk, dan lain-lain.

H. Reproduksi (reproduction)

Penduplikasian data suatu media ke media lain dalam satu tempat.

I. Penyebaran Komunikasi (disseminating communication)

Pentransferan data dari satu tempat ke tempat yang lain, sehingga dapat dimanfaatkan lebih dari satu pemakai.

3. Contoh sebuah sistem pakar/expert sistemExpert system (sistem pakar) adalah sistem komputer yang mengemulasi kemampuan pengambilan keputusan seorang ahli manusia: 

Sistem pakar dirancang untuk memecahkan masalah kompleks dengan penalaran tentang pengetahuan, seperti seorang ahli, dan bukan dengan mengikuti prosedur yang sebuah pengembang seperti kasus dalam pemrograman konvensional. 
Sistem pakar pertama diciptakan pada 1970-an dan kemudian berkembang biak pada 1980-an. 
Sistem pakar merupakan salah satu bentuk benar-benar sukses pertama dari AI perangkat lunak. Sebuah sistem pakar memiliki struktur yang unik, berbeda dari tradisional program .

Hal ini dibagi menjadi dua bagian, satu tetap, independen dari sistem pakar: mesin inferensi, dan satu variabel: basis pengetahuan. Untuk menjalankan sistem pakar, alasan mesin tentang pengetahuan dasar seperti manusia. Pada 80 adalah bagian ketiga muncul: dialog antarmuka untuk berkomunikasi dengan pengguna. Kemampuan untuk melakukan percakapan dengan pengguna yang kemudian disebut “percakapan” . Dasar dari sistem pakar yang sukses tergantung pada serangkaian prosedur teknis dan pengembangan yang dapat dirancang oleh teknisi dan ahli terkait.
Dengan demikian, sistem pakar biasanya tidak memberikan jawaban definitif, tetapi memberikan rekomendasi probabilistik.

contoh penerapan SIM untuk expert system.

• Sebuah contoh dari sistem pakar di bidang keuangan adalah expert system untuk hipotik. Departemen Pinjaman tertarik dalam expert system untuk hipotek karena biaya tenaga kerja tumbuh, yang membuat penanganan dan penerimaan pinjaman relatif kecil kurang menguntungkan. Mereka juga melihat kemungkinan untuk standar, penanganan efisien pinjaman dengan menerapkan sistem pakar(expert system), yang menghargai bahwa untuk penerimaan hipotek ada aturan keras dan cepat yang tidak selalu ada dengan jenis lain pinjaman.
• Industri makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang sudah mendekati masa pension.
• Pada tahap penganalisa data pada suatu perusahaan juga dibutuhkan sumber data yang kemudian nantinya diolah dan disimpan pada suatu system computer baik berupa jaringan.

4.   Menurut Gordon B.Davis dalam buku ‘Kerangka dasar SIM’

(Gordon B.Davis,1985;23) Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian

Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku ‘Analisis dan Desain informasi’ SIM, adalah :

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.Jogiyanto,2005,15).

( Robert G. Murdick, Sistem Informasi Manajemen) Sistem informasi manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolah data ( seperangkat elemen ) memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data ( mengoperasikan data dan barang ) untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan ( mencari tujuan bersama ) dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisian ( menghasilkan informasi menurut waktu rujukan ).

sumber: http://adywibowo.wordpress.com/2011/12/10/langkah-langkah-pendekatan-sistem/

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2212726-pengertian-data-sifat-data-dan/

http://titoegy.wordpress.com/2011/12/08/tugas-contoh-expert-system-dalam-bidang-sim/

http://ediharukaze.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html